Automatisierte Weiterverarbeitung von DATEV-Daten in Excel

Vorgabe

Das Ministerium für Wirtschaft und Arbeit hat Ende 2004 ein neues Förderprogramm zur „Partnerschaftliche Berufsausbildung im Ausbildungskonsens“ beschlossen. Im Rahmen dieses Programms müssen Ausbildungsbetriebe Meldelisten zu Personal-, Sach-, teilnehmerbezogenen und sonstigen Kosten ausfüllen.

Beschreibung

Der Kunde hat diese Vorgabe in zehn einzelne vom Ministerium akzeptierte Microsoft Excel-Listen umgesetzt. Die Listen wurden manuell erstellt, also Abtippen eines vorher erstellten Ausdrucks oder per Kopieren/Einfügen der Daten aus der DATEV-Buchführungsanwendung nach MS Excel. Der Aufwand für diese Umsetzung war aufgrund des Datenvolumen für die verfügbaren Mitarbeiter zu groß; ein jährlicher Anstieg des Datenaufkommens zeichnete sich bereits ab.
Dies Vorgang der Listenbefüllung sollte weitestgehend automatisiert werden. Die DATEV-Buchführungsanwendung bietet die Möglichkeit eines MS Excel Dumps. Dieser Dump kann für die Weiterverarbeitung verwendet werden. Eine Recherche der Möglichkeiten, den Datev-Export zu automatisieren, brachte keine verwertbaren Ergebnisse. Die DATEV ist nur unter kosten- und personalintensiven Voraussetzungen bereit, ihre Programmierschnittstellen offenzulegen. Daher sollte der Export der Daten auch in Zukunft manuell erfolgen.

Anwendung

Für die Weiterverarbeitung dieser Datev-Dump-Datei, die die Daten der zu exportierenden Konten enthält, wird eine VB-Anwendung gestartet, die die Kontendaten nach zuvor ermittelten, formulierten und mit dem Kunden abgestimmten Regeln auf die Listen „verteilt“.
Dazu wurden die vorliegenden .xls-Dateien in Excel-Templates (.xlt) umgewandelt, die nach der Befüllung im .xls-Format unter Angabe des Monats abgespeichert wurden.
Die „Ergebnissummen“ der einzelnen Monatslisten wurden in Jahreslisten eingetragen und weiterverarbeitet.
Zusätzlich wurden zwei vom Kunden gepflegte Excel-Statistiken befüllt, die für jede Ausbildungsmaßnahme gesondert erstellt werden und neben einer statistischen Aussage die Berechnung bestimmter Schlüsselwerte zum Ziel haben sollten.

Kunde

Bildungswerk mit ca. 390 Plätzen in der beruflichen Erstausbildung, Umschulung sowie Fort- und Weiterbildung

Tätigkeit

Entwicklung, Installation und Übergabe an den Betrieb

Referenz-Nr.

Betr.-02