Projekt-Management – mehr als die Summe der einzelnen Teile

Projekte erfolgreich von der Vorbereitung über den Start bis ins Ziel führen – das umfasst mehr als nur die Verwaltung von Terminen. Projektmanagement umfasst Methoden und Techniken, um nach einer definierten Vorgehensweise Projekte zu planen, zu steuern, zu kontrollieren und letztlich erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Was ist ein Projekt?

Die Bezeichnung Projekt geht auf das lateinische Wort proicere (vorwerfen, entwerfen, hinauswerfen) zurück und wird heute im Sinne von Plan, Planung, Entwurf und Vorhaben verwandt. Dabei ist die Realisierung des Planes fester Bestandteil des Projektes.
Projekte umschreiben umfangreiche, zeitlich begrenzte Vorhaben zur Bewältigung „neuartiger“, komplexer Problemstellungen, die aufgrund ihrer Einmaligkeit nicht in der regulären Organisationsstruktur bearbeitet werden können. Zur Planung und Umsetzung wird das Wissen von Unternehmensführung, Projektleitung und Experten aus mehreren getrennten Organisationseinheiten benötigt, die sich in Projektgruppen oder Projektteams zusammenfinden. Der Begriff ist nicht auf bestimmte Prozesse oder Bereiche begrenzt. Projekte finden in unterschiedlichen Bereichen von Wissenschaft, Wirtschaft oder Technik ihre Anwendung. Erst im 20. Jahrhundert sind die verschiedenen Verfahren des Projektmanagements zusammengetragen und normiert worden, so dass dem Projektmanager bzw. Projektleiter heute standardisierte Vorgehensweisen und Werkzeuge zur Verfügung stehen.

„Die wichtigsten Körperteile eines Projektmanagers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Er braucht sie um mit dem Herzen zu führen, dem Gefühl im Bauch zu vertrauen, die Organisation zu beseelen und zu riechen, dass etwas faul ist.“ („Der Termin“, Tom DeMarco)

Projekt-Management hilft ….
Unter Projektmanagement werden sämtliche organisatorischen Verfahren und Techniken, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes verbunden sind, verstanden. Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als die “Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes”.
Im Projektmanagement werden strategische und problemlösende Kompetenzen übergreifend gebündelt. Die bestehenden organisatorischen Strukturen, die so genannte Linienorganisation, wird in eine neue, zeitlich begrenzte Organisationsform während des Projektlebenszeitraums verwandelt.
Es gibt ausgesprochen unterschiedliche Strukturen und Methoden. Sie hängen von der Branche, der Art, der Größe und der Komplexität des Projekts ab. Wichtig ist: Projekt-Management hat etwas mit der Notwendigkeit zur Arbeitsteilung zu tun. Es ist egal, ob zwei oder 200 Personen in ein Projektteam involviert sind. Projektmanagement funktioniert aber nur dann, wenn im Unternehmen eine entsprechende Projektmanagement-Kultur herrscht. Gefördert werden kann diese Kultur durch entsprechendes Führungsverhalten, geeignete Rahmenbedingungen für Projekte, eine einheitliche Projekt-Management-Methodik und entsprechende Schulungsmaßnahmen.

Ziele und Nutzen als essentielle Projektbestandteile

„Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab:
1. Glück
2. Einem tollen Projektnamen“ („Das Dilbert Prinzip“, Scott Adams)

Der Erfolg eines Projektes ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Dies zielt in erster Linie auf den betriebswirtschaftlichen Mehrwert, den ein Projekt für das Unternehmen leisten soll – also den Nutzen als Basis aller Erfolgsfaktoren und als Motor des Projektes an sich. Darauf bauen weitere Erfolgsfaktoren auf.
Projekte besitzen in meinen Augen einen weiteren wichtigen Katalysator, dessen Abwesenheit den Erfolg eines Projektidee von vorneherein zum Scheitern verurteilt: ein eindeutiges Projektziel, das mit allen Annahmen und Ausschlüssen im Projektauftrag festgeschrieben und vom Kunden unterschrieben wird. Ansonsten sind Durststecken und Krisen kaum zu überstehen.
Aber Achtung: Der Nutzen eines Projektes ist in manchen Fällen vielleicht erst ein Jahr nach der erfolgreichen Einführung der neuen Softwarelösung messbar. Das Ziel, nämlich die erfolgreiche Implementierung und Verteilung der Anwendung dagegen wurde schon vorher erreicht. Das allgemeine Ziel im Projektmanagement lautet, das Projekt erfolgreich abzuschließen, d.h. in Bezug auf die vorgesehenen und geplanten Mittel wie beispielsweise Kosten, innerhalb der vorgegebenen Termine, in Bezug auf die geforderten Ergebnisse und in der geforderten Qualität bereitzustellen. Zwar lässt sich nicht alles in Euro und Dollar beziffern; auch qualitative Gründe können ausschlaggebend für die Durchführung eines Projekts sein. Wichtig ist lediglich, dass Erfolgsfaktoren messbar sind.
If you can’t measure it, you can’t manage it« (Tom DeMarco)

Warum scheitern Projekte?
Der von der Standish Group weit verbreitete CHAOS-Report, ermittelt seit 1994 alle zwei Jahre sowohl die Gründe für das Scheitern von Projekten als auch deren Erfolgsfaktoren. Die Faktoren, die laut der Standish Group zum Projekterfolg führen, lauten beispielsweise

Managementunterstützung und Miteinbezug des Kunden
Erfahrene Projektleiter und ein formales Projektmanagement-Vorgehen
Klarer Business Case (Nutzen)
Minimierter Projektumfang (Phasenaufteilung) und eine standardisierte Infrastruktur
Im Jahr 2004 konnten nur 29% der Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Als gescheitert galten 18 von 100 Vorhaben, während 53 die Zeit- und Budgetvorgaben sprengten beziehungsweise, um das zu vermeiden, im Funktionsumfang gekappt wurden.

„Was tun?“ sprach Zeus
Die Gründe für das Scheitern von Projekten erscheinen zahlreich, die Zahlen sind erschreckend. Doch viele Unternehmen haben eine Lösung gefunden: Sie setzen im Projekt-Management nicht mehr auf selbst entwickelte Methoden, sondern greifen auf bewährte Verfahren zurück. Hierzulande existieren die Deutsche Gesellschaft für Projekt-Management e.V. (GPM) und das Project Management Institute (PMI). PRINCE2 steht als noch relativ unbekannte Methode aus Großbritannien neben PMI und GPM in Deutschland, die bisher mit ihren Modellen, Verfahren und Zertifikaten den Markt rund um das Thema Projekt-Management bestimmt haben. Anstelle eines Kompendiums liefert das stark vorgehens- und ergebnisorientierte PRINCE2 konkrete Handlungsanweisungen für alle Projektbeteiligten.
Die Prinzipien der Verfahren und Modelle sind auch in Projekten mit kurzer Laufzeit und geringem Umfang nutzbringend einsetzbar. Bei einer Skalierung auf kleine Projekte sollte immer die Frage nach dem Sinn des anzuwendenden Mittel und Produktes gestellt und der gesunde Menschenverstand eingeschaltet werden. Grundsätzlich kann jeder Prozess und jede Komponente einen Nutzen für die Projektarbeit darstellen und sollten demzufolge nicht einfach weggelassen, sondern zurechtgeschnitten sein. So kann gewährleistet werden, dass Aufwand und Nutzen in einem gesunden Verhältnis stehen und wichtige Informationen trotzdem niedergeschrieben werden und auffinden bleiben.
Die ACT AG setzt bei der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern und Partnern in Bezug auf das Thema Projekt-Management neben PMI und GPMA verstärkt auf PRINCE2. Der pragmatische und prozessorientierte Ansatz ist einer der Gründe für die fortschreitende Verbreitung und Akzeptanz dieser Methode.

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